¿Cuánto tiempo  puede tardar la implementación del ERP en mi empresa? Esta es la pregunta mágica que me hacen todos los clientes.

Y ya no me sorprende su cara de sorpresa cuando les señalo que como mínimo pueden pasar 6 meses (más bien acercándonos a los 9 o a los 12) antes de que su programa ERP esté plenamente operativo. “¿Cómo puede tardar tanto? Pensábamos que era cosa de dos semanas”.

¿Por qué se tarda tanto en implementar un programa ERP? Por la enorme complejidad del proceso y la necesidad de personalizar el programa a las necesidades de la organización. Y, si bien la duración dependerá de cada compañía, lo cierto es que rara vez será inferior a los 6 meses.

¿Por qué es tan largo este proceso?

En primer lugar porque rara vez la empresa cliente cuenta con personal formado y capacitado para manejar esta nueva tecnológica. Los procesos formativos son largos y esenciales para la correcta incorporación del software en la empresa.

La adaptación y personalización del ERP a las necesidades de la empresa es otro factor de demora. Para realizar esta adaptación los técnicos generalmente tienen que reescribir el código para personalizarlo lo cual puede demorarse bastante en el tiempo.

El tamaño y complejidad de la organización es un factor crítico en la duración del proceso de incorporación. En el caso de las pequeñas empresas, el periodo de implementación puede ser inferior a los seis meses pero, si tratamos una gran empresa, la duración puede sobrepasar los doce meses.

¿Cuántos módulos quiere tu organización? Este es otro de los factores clave. Si la empresa desea solo uno o dos módulos la duración será lógicamente inferior que si desea una solución más completa.

Y, por último, la migración de los datos requiere su tiempo. Conviene no impacientarse en esta fase ya que una mala migración traspasará antiguos problemas de la empresa restando eficacia al cambio..

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Las labores mantenimiento del software de gestión están de capa caída. En una coyuntura empresarial caracterizada por los recortes y la reducción de costes muchas organizaciones no pueden evitar caer en la tentación de prescindir de las elevadas inversiones que supone actualizar los programas ERP.

Esta falta de inversión se pagará en el futuro. Se está consolidando un modelo en torno a la obsolescencia tecnológica para reducir los costes actuales que en cuestión de años llevará a un tejido industrial poco competitivo… pan para hoy y mucha hambre para mañana. Por eso en este artículo quiero daros varios motivos para justificar ante vuestros clientes el mantenimiento del software de gestión.

Lo primero de todo me gustaría señalar que este artículo no es original, es una versión propia de dos artículos escritos por Sergio Martínez en su blog. No os los perdáis bajo ningún concepto: ¿Por qué pagar un mantenimiento de software ERP?   y 10 razones para contratar el servicio de mantenimiento de software.

Dicho esto comencemos, el mantenimiento de software de gestión se entiende como el proceso de mejora de un programa ya instalado en una organización. Se trata de una inversión elevada (motivo de su actual abandono) que conduce a que muchas empresas trabajen con una tecnología totalmente obsoleta y con un enorme potencial de experimentar averías o errores. ¿Qué razones podemos aportar a nuestros clientes para afrontar esta inversión?

Podemos justificar las labores de mantenimiento del software de gestión por las propia condición del programa. Continuamente surgen nuevas versiones que  superan carencias y añaden nuevas funcionalidades. Estas mejoras, pese a tener un coste elevado, reportan en el largo plazo notables reducciones de costes e incrementos en la rentabilidad empresarial.

Por otro lado, el mantenimiento del software se podría justificar desde una perspectiva legislativa. Continuamente surgen cambios impositivos o normativos que obligan a actualizar nuestros programas.

También se puede justificar el cambio por la propia obsolescencia del programa frente a los cambios del mercado. Por ejemplo, no todos los programas ERP están preparados para afrontar la internacionalización de la empresa o para trabajar en el canal online.

Asimismo, el crecimiento natural de una organización puede conducir a la necesidad de introducir nuevos módulos. Puede que en el presente a nuestra PYME le interese contar sólo con un número reducido de módulos pero en el futuro, al incorporar nuevos departamentos, posíblemente deberá ampliar su número.

Además puede darse el caso de un funcionamiento defectuoso. Ante estos casos muchas empresas optan por adaptarse y convivir con el problema en lugar de ponerle solución con todos los problemas que ello puede implicar.

Y, finalmente, por pura eficiencia en la gestión del tiempo del trabajo. Sistemas defectuosos y obsoletos conducen a velocidades lentas que pueden repercutir negativamente en la productividad de los trabajadores causándoles frustración e irritabilidad. Los tiempos muertos son una verdadera lacra para la eficiencia empresarial que conviene subsanar cuanto antes.

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Seamos sinceros, implementar un programa ERP nunca ha sido una de las partes más emocionantes de la gestión de un negocio. Sin embargo, si no se presta especial atención a esta cuestión y no consideramos todos los costes que pueden surgir, la implementación de esta tecnología puede comprometer la viabilidad de nuestro proyecto.

¿Has tenido en cuenta todos los costes? La principal causa de fracaso al introducir ERP en una organización es la aparición de costes no previstos que no se han tenido en cuenta… pero a los que es necesario hacer frente.

 Los costes de formación adicional son una de las principales fuentes de costes no previstos. Muchas veces las empresas se lanzan a implementar un programa ERP sin considerar si su plantilla está realmente capacitada para afrontar esta tecnología. No subestimes nunca la formación: si tus empleados no están preparados para manejar estos programas tenderán a evitarlos anulando todos los beneficios que podrían conseguirse.

Tampoco se suele contar con los costes de mantenimiento y reparación. ¿Cuentas con empleados capaces de atender estos sistemas? El mantenimiento de un ERP puede exigir que  necesites contratar personal cualificado y preparado para mantener esta tecnología… o subcontratar esta función a un externo que la realice de un modo más eficiente que tú.

¿No quieres contar con personal cualificado para realizar estas tareas? Perfecto pero tarde o temprano deberás afrontar los costes de avería del sistema.  Imagina lo que supondría tener que detener la actividad de tu empresa por un fallo en el programa ERP

No olvides también los costes de actualizar los programas ERP. No desprecies el importe que puede suponer una actualización ya que puede superar el 20% del coste  de implementación del proyecto.

La cuestión anterior implica que muchas empresas terminen trabajando con versiones obsoletas para evitar los costes de actualización por lo que a la larga incurrirán en ineficiencias.

Muchas veces surgen costes como consecuencia de tener que adaptar el ERP al entorno. Por ejemplo, un cambio legislativo que afecte directamente a tu sector (como por ejemplo en el tratamiento de los residuos) te obligará a adaptar tu tecnología en mayor o menor medida.

Y, finalmente, elige un proveedor de ERP fiable, que te hayan recomendado o del que dispongas suficiente información. Muchos proveedores obvian en sus propuestas todos estos costes ocultos para ofrecer una alternativa en apariencia más rentable pero que puede ser muy perjudicial para el proyecto.

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Cientos de universidades y de escuelas de negocio ya se han sumado al ERP educativo. Al igual que el resto de la sociedad, la educación evoluciona constantemente y está sometida a un entorno dinámico y cambiante. Es más, en muchos casos los centros educativos tienen que ser capaces de preparar profesionales para puestos de trabajo que hoy en día ni siquiera existen.

Los programas ERP educativos proporcionan a las instituciones educativas el dinamismo que necesitan permitiendo la gestión automatizada de las actividades administrativas y la gestión tanto de docentes como estudiantes.

Ventajas de aplicar ERP en un centro educativo.

Como comentábamos al principio, el ERP educativo permite a los centros y universidades conseguir la flexibilidad que necesitan para adaptarse a entornos cambiantes.

Entre sus funcionalidades, por norma general permiten afrontar multitud de cambios como, por ejemplo, legislativos, del equipo directivo etcétera.

La facilidad en el acceso a la información es otra de las ventajas del ERP educativo. Los usuarios podrán acceder tanto a la información de los estudiantes como del negocio sin ningún tipo de dificultad, generando informes para su análisis posterior.

Pero las ventajas del ERP educativo no se limitan al apartado administrativo. Desde la perspectiva de los estudiantes este software de gestión permite tanto mantener y fidelizar a los actuales como atraer potenciales estudiantes generando para ello estrategias de comunicación. Respecto a la facturación, estos programas permiten seguir el pago de las cuotas, avisando a los estudiantes sobre su estado de facturación y, en casos extremos, controlar y gestionar las matrículas no pagadas.

Y, finalmente, respecto al personal docente, el ERP educativo también se encarga de la gestión de los profesionales actuales y de la captación de futuro talento, así como la gestión de sus nóminas.

Y, en definitiva, con todas estas mejoras que proporciona el ERP educativo nuestro centro experimentará una caída en el nivel de costes y un aumento en el rendimiento a largo plazo.

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Artículo escrito por Marcos Renuevo